ascaの活用用途
Core＆Flex の運用のために生み出された本システム
しかし、この機能を活用し異なる用途に活用する準備が進む企業も
Case
01
駐在員へ国内従業員と平等な福利厚生
赴任中の物資送付をより満足度の高いものに
課題
長年、ハードシップの度合いが高い地域を中心に日本食送付・書籍送付のサポートを駐在員に提供していた。しかし、コロナ禍に物流網が混乱し送付が困難に。さらに電子書籍の活用増加に伴い、書籍送付のニーズが低くなってきた。
そこで、時代の変化合わせて、同じコストでより駐在員満足度の高いものにサポート内容をかえることに。
対策
Flex 機能の活用でカフェテリアプランのように
今までの物資送付のための予算を駐在員にそのままカフェテリアプランの予算として付与。
カフェテリアプランと異なるのは予算を使えるカタログがないこと。これは全世界で使えるサービスメニューを揃えることは非現実的なため。
各駐在員は自身の予算の残高を確認しながら用途に則った現地のサービスを使い当システムで精算。人事は自動で日本円に換算された申請を確認し承認するだけの運用を目指しています。
Case
02
駐在員・出張者専用のワークフローシステム
課題
海外出張者や駐在員の福利厚生で日本側が費用負担するものがたくさんある。しかし、それらの経費の多くは外貨の領収書。国内で使用している経費精算システムは円貨のみの対応。また、駐在員には経費精算システムのアカウントが付与されていない。そこで、外貨の精算が必要な経費に関して、申請者も承認者も、そして経理担当者も簡単に使えるシステムの導入でより効率的な運用をできるようにしたい。
対策
Core 機能の活用で外貨対応の経費精算システムに
出張や一時帰国などの事前申請がされたら該当する“権利”を付与。出張者・駐在員はそこで経費精算を行ってもらう予定。
これにより日本円への換算も自動で行われ、さらに経理処理に必要な勘定科目との紐づけもマスタから自動で設定されることに。あとは必要なタイミングでレポートを抽出し経理に連携するだけ。
Case
03
駐在員の情報管理
課題
国内従業員管理システムでの駐在員管理はカスタマイズが必要となる。しかし、全体の数％ほどの駐在員のためのシステム開発は非現実的。
また、危機管理の観点からも駐在中の従業員・家族の情報を正確に把握したいが管理手法がアナログ。
駐在員共通のイントラ環境を整備して情報回収の強化と国内従業員管理システムとの連動を実現したい。
対策
HRシステム連携機能＆WF機能で情報の一元化
HRシステムとの連携機能を有しており、WFにて申請された情報変更を連携可能。個社毎に管理情報やWF内容をカスタマイズできるため、管理項目の自由度が高い。また、アラート機能を使用することで期限管理や未対応者への催促を行うことも可能。